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Organizzare cartelle e scrivere senza distrazioni

Sul computer, essere in grado di trovare agevolmente files e documenti senza dover ricorrere alle funzioni di ricerca insite nel sistema operativo non è un’operazione semplice. Per pigrizia, disorganizzazione o incapacità, la tendenza dell’utente comune è quella di accatastare i propri documenti ovunque e senza il minimo ordine.

Organizzare cartelle e documenti

Organizzare cartelle e documenti

Cattive abitudini e buoni propositi

Tra le cattive abitudini, quella di posizionare files sul desktop è la peggiore: rende confusionario l’ambiente di lavoro e appesantisce il sistema inficiandone le prestazioni. Mantenere la scrivania pulita, è un mantra da applicare dentro e fuori il pc. L’ordine e la pulizia portano ordine e pulizia. Inoltre, non bisogna credere alle favole, il disordine organizzato non esiste!

Utilizzare le cartelle e stabilire una gerarchia può essere un modo efficace di controllare l’ordine dei propri documenti e la loro catalogazione. Non esistono regole generali, va scelto il sistema che meglio si adatta alle proprie esigenze: categorie e cartelle per documenti simili, ma tutto il resto è a gestione particolare dell’utente. Ad esempio, tutti i video andranno nella cartella Video, ma ogni utente si gestirà la stessa suddividendola in sottocartelle secondo le proprie specifiche esigenze: dividendo per argomenti, per produttori o quant’altro.

Idee, strumenti ed efficacia

Le idee per la gestione dei documenti in formato elettronico sono molteplici e sul web se ne trovano a migliaia. Tutte sono valide per organizzare al meglio files, documenti e cartelle, e tutte si basano sul principio di impostare una gerarchia di catalogazione efficace. Il sistema definitivo non esiste e le tecnologie software d’aiuto alla catalogazione sono sempre in continuo miglioramento, perciò è necessario sperimentare e verificare quale sistema o tecnologia si adatta meglio alle proprie esigenze e, successivamente, forgiarlo alla specificità dei propri documenti.

Tra le tante risorse e indicazioni presenti sul web, questa è una sintesi efficace di ciò che si può migliorare nel proprio sistema e di ciò che si può fare per renderlo ancor più efficace. Organizzare cartelle e documenti è un’arte, farlo efficacemente una scienza.

Una delle necessità più importanti quando ci si accinge a scrivere è quella di ritrovarsi in un ambiente stimolante ma avido di distrazioni. Se è obbligatorio spegnere tutti i social network, si può concedere qualcosa alla musica di sottofondo (che per taluni risulta altresì imprescindibile), ma, in generale, la teoria è quella della ‘Stanza tutta per sé’, un ambiente ottimale dove starsene soli e dove riuscire facilmente a concentrarsi.

Basta distrazioni

Non resta che utilizzare un buon editor di testo e, su questo campo, potremmo sindacare all’infinito. Se l’idea è quella di scrivere, e scrivere soltanto, allora le necessità saranno minime. L’ideale sarebbe un editor di testo gratuito, minimale e adattabile alle nostre esigenze. Ancora una volta il mondo del software opensource viene in nostro soccorso proponendo un programma sicuramente degno di nota.

FocusWriter è un ambiente di scrittura semplice, minimal e privo di distrazioni. Utilizza una interfaccia a scomparsa a cui si accede spostando il mouse ai bordi dello schermo, perciò ha un aspetto piacevole e familiare, e completamente privo di distrazioni. Le lettere, le parole e lo sfondo. Nulla di più. Ovviamente è configurabile in ogni sua parte e comportamento, ed è possibile adattarlo alle nostre esigenze molto facilmente e intuitivamente. Ci si può immergere completamente nel lavoro, come se si avesse un paraocchi per tutto il resto. E’ disponibile per Linux, Windows e Mac OS X, ed è stato tradotto in molte lingue diverse. Inoltre è customizzabile a livello di dizionari, perciò non pone alcun limite alla nostra creatività.

Luca Ciavatta