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Le regole per scrivere le email

Incentivare una comunicazione efficace attraverso l’uso proprio della posta elettronica, ecco le regole per scrivere e per gestire le email. I mezzi informatici sono spesso abusati e, specialmente in ambito aziendale, utilizzati male dalle persone: nessun incremento della produttività, piuttosto l’esatto contrario. Il confine tra il risultato produttivo e la perdita di tempo è molto lieve, parlando inoltre di uno dei mezzi di comunicazione più utilizzati in assoluto ecco che la distanza si assottiglia ancor più. Ritengo che le email siano il mezzo di comunicazione quasi perfetto: disturba meno dei social-network, si può leggere o rispondere quando più aggrada e permette di mantenere quella distanza informale tra gli interlocutori che è fondamentale nelle comunicazioni in ambito aziendale. Ci sono casi in cui è sicuramente meglio il messaggino, la telefonata oppure l’incontro di persona, ma nel resto generale dei casi le email sono lo strumento più duttile ed efficace per le comunicazioni.

Scrivere meno, scrivere meglio. Anche per email

La maggior parte delle persone probabilmente non si sarà mai posta il problema di come scrivere e gestire le email. Giustamente, nella quasi totalità delle situazioni normali di utilizzo delle email non vi sono eccessive direttive da rispettare; esistono però delle casistiche, in particolare a livello aziendale, in cui una corretta e oculata gestione delle email può risultare molto utile. Le regole per scrivere le email sono suggerimenti validi per l’uso comune e anche nel mondo del lavoro.

Valutiamo, in primis, l’urgenza della comunicazione – Il messaggio che dobbiamo comunicare che livello di urgenza può avere: immediata, assoluta, media, bassa, con calma. Se dobbiamo contattare l’idraulico per una perdita è ovvio che lo chiameremo immediatamente attraverso una telefonata: dovrebbe essere altrettanto ovvio quando è il caso di utilizzare le email e quando invece no. Se il servizio clienti accetta email 24 ore su 24, allora l’email va bene anche per le urgenze, ma, in caso contrario, meglio utilizzare strumenti di comunicazione più diretti. Solitamente, l’email viene utilizzata per comunicazione che, in parte, possono aspettare.

Inviare le email solo quando è strettamente necessario – Vista la vastità del fenomeno dello spam e delle misure di prevenzione che hanno preso piede, vediamo di contribuire ad aumentarlo. È davvero necessario utilizzare la mail per fare quella comunicazione? Esistono mezzi di comunicazione più adatti per recapitare il messaggio che desidero inviare? Molte delle email che si tendono a spedire, spesso potrebbero essere evitate, perciò valutiamo bene se sia il caso o meno di mandare quel messaggio di posta elettronica.

Inviare email di lunghezza adeguata – A volte, mandiamo messaggi per email di lunghezza non consona al contenuto. Può capitare che si sia stati avidi di parole, quando invece il concetto necessitava di essere esteso; oppure può capitare di aver scritto troppo per un concetto che riguardava soltanto una comunicazione di servizio. Facciamo attenzione, in particolar modo negli ambiti aziendali, a scrivere in maniera commisurata al messaggio che dobbiamo spedire. Evitiamo di essere prolissi oppure, al contrario, di rimanere oltremodo sul sintetico.

Rispondere soltanto se è richiesto – Non tutti i messaggi di posta elettronica necessitano obbligatoriamente di una risposta, meglio accertarsi in anticipo se è effettivamente richiesta una risposta e se il destinatario è davvero colui a cui andremo a fare il reply. Esistono infatti caselle di posta elettronica costruite appositamente soltanto per inviare messaggi e non per riceverne: accertiamoci che ci sia un destinatario effettivo a cui inviare una risposta, a volte viene indicato nel testo del messaggio.

Utilizzare tutti i campi predisposti per le email – È buona norma, anche se molto sottovalutata, compilare in toto i campi che sono predisposti per le email. il campo TO: per specificare i destinatari della comunicazione è ovviamente obbligatorio: senza di esso la nostra email non parte nemmeno. Il campo facoltativo CC: detto anche Copia Carbone (meglio Per Conoscenza) dove vanno indicati gli indirizzi di coloro a cui viene inviata copia del messaggio per conoscenza e che, in teoria, non dovrebbero fornirci risposte. Il BCC: è la copia carbone privata, da utilizzare con coscienza perché gira i messaggi ma non mostra i destinatari. Il campo SUBJECT: che non è obbligatorio ma che invece dovrebbe esserlo, dove dobbiamo specificare l’argomento della nostra comunicazione ovvero il contenuto della nostra email. Alcuni programmi di posta elettronica permettono inoltre di specificare la priorità del messaggio: ALTA priorità, MEDIA (in alcuni casi, NORMALE) oppure BASSA. Da usare assolutamente con estrema cura, soprattutto in ambito aziendale. Non mettete alta priorità, a meno che non si tratta di un caso di vita o di morte! Aggiungo che la maggior parte degli utenti tendono a non utilizzare la priorità dei messaggi.

Scrivere bene email anche da mobile

Scrivere bene email anche da mobile

Le regole di Schmidt per le email ovvero cosa ne pensa Google

Un buon utilizzo della comunicazione via posta elettronica è fondamentale per sapersi rapportare a livello business e aziendale, ma anche personale. Tempo addietro, niente meno che uno dei personaggi più influenti del web, tale Eric Emerson Schmidt, ex amministratore delegato di Google e tuttora dirigente dell’azienda, ha pubblicato un insieme di regole per scrivere le email. I suggerimenti sono stati ripresi e pubblicati anche dal Time, potete trovare l’articolo completo qui: 9 Rules For Emailing From Google Exec Eric Schmidt.

È evidente che, anche per i big del settore, la comunicazione ai tempi di Internet, significa anche email. Ecco un sunto di ciò che dice Schmidt sull’utilizzo che bisogna fare delle email.

  1. Rispondere rapidamente – Se parliamo a livello di comunicazioni personali o aziendali, non rispondere il prima possibile può evidentemente essere preso come una sorta di mancanza di rispetto. Dobbiamo gestire il tempo e trovare il modo di rispondere alle comunicazioni importanti in maniera rapida.
  2. Essere chiari nello scrivere – Se stai descrivendo un problema, fallo chiaramente. Elimina ogni parola non necessaria, ma utilizza tutte quelle che ti servono per descrivere accuratamente l’oggetto della tua comunicazione via email.
  3. Mantenere la Inbox vuota – Non perdere tempo a guardare la tua Inbox per decidere a quale email dovrai rispondere. Una casella Inbox pulita significa meno pressioni, mente libera e poche perdite di tempo. Ecco una buona abitudine da prendere subito: abituati a tenere la tua Inbox vuota.
  4. Gestire le email a partire dalle più recenti – Prendere in carico prima le email più recenti perché quelle più vecchie potrebbero essere già state prese in carico da qualcun altro oppure perché riguardano problematiche non più attuali. Ovviamente a livello personale se lasci indietro qualcosa, non è che si sistemerà da sola.
  5. Ricordarsi di essere un router – Se ti arrivano informazioni utili, prova a considerare a chi altro potrebbero essere utili. Dovresti girare tutto ciò che non inficia la privacy e che contiene informazioni utili a chi di dovere, ovvero a chi ne potrebbe avere necessità. A livello personale, potresti girarle a te stesso per utilizzarle anche in seguito oppure a conoscenti o amici. Tieni sempre a mente il problema della privacy però!
  6. Perché utilizzare la copia carbone privata – La copia per conoscenza che non mostra i destinatari in maniera visibile è da utilizzare con coscienza, a esempio quando si effettuano dei reply a intere liste di destinatari effettuando delle cernite sulle stesse. Personalmente, consiglio di utilizzarla il meno possibile per non dare adito a fraintendimenti.
  7. Non urlare – If you need to yell, do it in person. It is FAR TOO EASY to do it electronically. In pratica, se hai necessità di urlare a una persona, allora è decisamente meglio se lo fai di persona. Uno è troppo facile farlo via elettronica attraverso le email. Due non farlo di persona risulta ancor più maleducato, arrogante e disdicevole, perciò occhio alle maiuscole nelle vostre email.
  8. Rendere agevole dare un seguito alle richiesteQuando si invia una nota a qualcuno con un elemento di azione di cui si desidera tenere traccia, mettere sé stessi nella copia carbone e magari etichettare la cosa. Questo rende facile da trovare e rimandare le richieste che non sono state eseguite; basta inviare nuovamente la nota originale con una aggiunta al Subject che chiede se è stata eseguita o meno la richiesta.
  9. Facilitare il recupero delle informazioni – Beh… probabilmente ognuno qui ha già il suo metodo più o meno efficace di taggare le informazioni e quindi le proprie mail. Se i dati del mio passaporto sono in una mail che mi sono girato inserendo nel Subject o nel corpo la parola Passaporto, è molto probabile che quando mesi dopo andrò a cercarla digitando ‘passaporto’ nel campo di ricerca del programma di posta elettronica la ritroverò in cima alla lista.
Non è difficile scrivere buone email

Non è difficile scrivere buone email

Non ci sono le regole per scrivere le email valide per tutti

Come detto, l’email è uno strumento di comunicazione molto importante ed efficace sia a livello personale che a livello aziendale. Si tratta di uno strumento semplice da utilizzare, immediato sia per chi invia al email sia per chi la riceve, e se viene utilizzato correttamente offre grossi vantaggi di comunicazione e diffusione. Viceversa, l’email è uno strumento che se viene usato senza la necessaria cognizione di causa può risultare estremamente controproducente.

Una email scritta bene può portare a concludere positivamente un affare, può aiutare a risolvere una controversia oppure può essere un messaggio personale positivo. Purtroppo, ve ne sarete certamente accorti, l’utilizzo che si fa delle email, soprattutto in Italia, è davvero sbarazzino e inadeguato. La maggior parte dei messaggi che si ricevono, anche a livello aziendale, è di qualità scadente o comunque poco professionale: si utilizzano le email come se si stesse parlando al vicino di casa o all’amico di infanzia. Ovviamente, non vogliamo essere ipocriti, ci siamo passati tutti e altrettanto ovviamente non esistono regole generali per scrivere buone email che sono adatte a tutti, ma le indicazioni citate sopra possono sicuramente essere di aiuto.

Aggiungo che osservando le regole di buona educazione che normalmente andrebbero seguite nella vita reale, probabilmente si scriveranno email già sufficientemente buone e corrette. Evitare di essere frettolosi, evitare di essere scontrosi o irrispettosi, cercare secondo le proprie possibilità di fornire una comunicazione professionale. Le regole per scrivere le email sono queste: correttezza, buona educazione e professionalità. In altre parole, mostrate di tenerci quando scrivete una email o quando rispondete ad altri. Indicate sempre l’oggetto (il soggetto) del messaggio e scrivete il corpo della mail in maniera chiara utilizzando la punteggiatura e andando a capo per dare respiro allo scritto. Così facendo le vostre email risulteranno decisamente più comprensibili della media, forniranno una buona impressione di voi e, sopratutto, recapiteranno il messaggio giusto. Inoltre, se a livello di comunicazioni aziendali non sappiamo di preciso a chi rivolgerci all’interno di una azienda, sarà il caso di utilizzare delle proforma del tipo ‘all’attenzione del responsabile…’ specificando magari il reparto a cui siamo noi interessati, in questo modo avremo buone possibilità che il nostro messaggio venga recapitato a chi di dovere.

Attenzione a inviare allegati pesanti

Attenzione a inviare allegati pesanti

I saluti, non dimentichiamo mai i saluti. Ringraziare sempre a chi era indirizzata la nostra mail perché ci ha dovuto dedicare attenzione e tempo, perché probabilmente ha fatto qualcosa di utile per noi o, in generale, per buona educazione. Un ‘Cordiali saluti’ sarà sempre ben visto e vi farà fare, senza ombra di dubbio, una buona impressione. Un’attenzione particolare anche agli allegati, se dovete spedire qualcosa (un documento, un contenuto multimediale) molto corposo e quindi pesante da scaricare, è buona norma chiedere in anticipo se è possibile farlo. In caso contrario, meglio utilizzare un servizio che permetta una agevole condivisione dei file tramite cloud come i diffusi Google Drive o DropBox.

Detto ciò, lo ripetiamo, per scrivere buone email non sono necessarie troppe regole: l’importante è non essere sgrammaticati, non sbagliare l’ortografia, non usare una sintassi non corretta. Non urlare e non scrivere cose improbabili. Usare buona creanza e buona educazione. A livello aziendale, cercare anche di curare bene la forma.

Luca Ciavatta