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Trucchi e sistemi per ottimizzare la produttività

Ritmi frenetici di vita che lasciano sempre meno spazio agli impedimenti. Se anche tu sei soggiogato dal demone della procrastinazione oppure se hai soltanto necessità di organizzarti un po’ meglio per diventare più produttivo, continua a leggere e scopri quali sono gli strumenti informatici che possono darti una mano.

 

Comunicazione e collaborazione. Due delle chiavi per aumentare la produttività

La comunicazione è fondamentale sul lavoro e nella vita privata, vediamo come può essere utile per aumentare la propria produttività. La comunicazione e la collaborazione con la vostra squadra, in un ambiente lavorativo, è la chiave fondamentale per avere successo e diventare produttivi al massimo.

 

Saper gestire il proprio tempo diventa fondamentale

Saper gestire il proprio tempo diventa fondamentale

Comprendere le esigenze, imparare a conoscere i propri limiti, capire di poter delegare. Le chat e i nuovi sistemi di messaggistica sono ottimi modi per rimanere in contatto in tempo reale. Ma hanno anche un rovescio della medaglia: le chat possono essere un killer della produttività, oltre che a divenire una infinita fonte di stress. Attraverso l’utilizzo dei nuovi sistemi di comunicazione, dovrai sempre essere presente e operativo, non sarai più in grado di staccare.

 

Ecco che diventa fondamentale:

  • limitare la sfera lavorativa a strumenti di comunicazione ben confinati
  • limitare la sfera affettiva a strumenti di comunicazione altrettanto ben confinati
  • utilizzare strumenti più generalisti (e, soprattutto, completamente e agevolmente disattivabili) per comunicare con tutti gli altri
  • strutturare la propria giornata (lavorativa e non) in modo di rimanere disponibile soltanto sulle chat necessarie e soltanto per il tempo strettamente necessario
  • disconnettersi di chat quando è necessario concentrarsi su un altro compito

 

Nonché per ottenere il massimo livello di produttività:

  • utilizzare i social network soltanto per lo stretto necessario
  • delegare l’utilizzo dei social network aziendali a una figura di riferimento
  • selezionare i social network utili alla propria azienda (o alla propria persona) ed effettuare una appropriata cernita

 

Riunioni, incontri, meeting. Stabilire in anticipo la durata che devono avere: che sia un brunch aziendale oppure un ritrovo con l’amico d’infanzia, si tratta comunque di impegni che consumano tempo. Utilizzare il calendario per tenere traccia del tempo che verrà utilizzato da questi impegni e gestisci la agenda di conseguenza.

Può essere utile, come suggerito in questo lungimirante articolo di OpenSource.Com, aiutarsi con strumenti software e web appropriati, il consiglio (per avere il calendario indipendente dal mezzo di fruizione) è quello di utilizzare il calendario di Google oppure alcune delle alternative opensource.

 

Routine e controllo. Eliminare impegni e compiti subito

Un semplice impiegato o un grosso manager, non c’è differenza, entrambi dovranno sottostare alla routine quotidiana delle email. Esistono diverse modalità per ottenere il massimo della produttività dalla posta elettronica: controllo e costanza.

 

Utilizzare gli strumenti appropriati è d'obbligo

Utilizzare gli strumenti appropriati è d’obbligo

Come in tutte le cose, la costanza è l’arma fondamentale per non ritrovarsi sobbarcati di lavoro extra e per liberarsi quotidianamente del giusto carico di lavoro.

Un metodo di routine quotidiana per le email diventa fondamentale per non perdere nessun impegno, scadenza o contratto, ma anche per riuscire a fare le cose subito. Controllare la vostra e-mail come prima cosa al mattino fa una grande differenza nella vostra produttività. È il modo in cui ci si libera di tutti i pensieri e ci si predispone a concentrarsi su altre cose.

Filtrare i messaggi è un must:

  • spazzatura o spam? Cancellalo!
  • si può risolvere in pochi minuti? Fallo SUBITO!
  • ha bisogno di priorità? Crea una cartella apposita e sistemala in modo da sbatterci gli occhi sopra per tutta la giornata!

 

Gmail è il prodotto software migliore da questo punto di vista. Si occuperà da solo, senza bisogno del tuo intervento, delle email spazzatura e dello spam. Penserà da sé a mettere gli eventi in calendario e a segnalarti le scadenze importanti. Integra un sistema di messaggistica avanzato e una gestione dei contatti in cloud. Se inoltre possiedi uno smartphone Android, ti stupirai di quante cose Gmail possa fare per te in automatico o con un tuo comando vocale.

 

Gmail è spettacolare e, non a caso, è il sistema di posta elettronica più utilizzato al mondo; ma ricorda che esistono moltissime alternative opensource gratuite.

 

Traccia il tempo, scegli gli strumenti giusti e limita le distrazioni

Traccia il tuo tempo perché non è un caso che siano nati (e che abbiano un successo planetario) una miriade di strumenti di gestione del tempo. Senza complicarti troppo la vita, puoi utilizzare un piccolo timer da cucina e concentrarti sulla Pomodoro Technique.

L'organizzazione è la chiave per la massima produttività

L’organizzazione è la chiave per la massima produttività

Massima focalizzazione e concentrazione per 25 minuti, a esempio, e non lasciare che niente ti distragga dal fare il compito che hai a portata di mano. Spezza la giornata in questi piccoli pezzi di produttività, vedrai che ti renderà molto più efficace. Riserva sul calendario il tempo per compiti specifici, di modo che nessuno possa mettere un incontro o un impegno in quella fascia oraria. Questo sistema sarà efficiente nel concederti il tempo per portare a termine i tuoi impegni e le tue scadenze.

Gestisci i tuoi progetti con cognizione di causa e utilizza gli strumenti adatti per portare a termine i tuoi lavori. Gli strumenti sono importanti quando si lavora su un progetto, utilizzare mezzi efficaci ed efficienti diventa fondamentale per non perdere tempo e non buttare via energie. Esistono inoltre strumenti per tutti i generi di dispositivi per catturare le tue idee e per appuntarsele in ogni momento o situazione. Per non dimenticare di appuntarsi nulla, può essere utile affidarsi a applicazioni come Google Keep, Evernote oppure a qualcuna delle validissime alternative opensource.